Büro Telefonanlagen: Tipps & Alternativen für kleine Büros

Miteinander telefonieren, Anrufer:innen in der Warteschleife halten, zwischen Leitungen hin und her springen - Telefonanlagen bieten klare Vorteile im Büro. Aber ist die klassische Telefonanlage noch immer essentiell? Braucht dein Unternehmen wirklich so eine komplexe und teure Lösung und welche Alternativen gibt es überhaupt? Wir verraten dir, was du vor einer Investition beachten solltest und warum vielleicht die satellite App für dich die richtige Lösung sein könnte.

Telefonische Erreichbarkeit: Warum ist sie wichtig?

Arbeiten von Zuhause und unterwegs: Das dezentralisierte Arbeiten hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Was die schriftliche Kommunikation über E-Mails und Chats betrifft, ist das meist keine große Herausforderung. Doch wie sieht es mit der telefonischen Erreichbarkeit aus?

Eine Telefonanlage, ganz egal ob in großen Unternehmen oder in kleinen Büros, war für lange Zeit die ideale Lösung, um Anrufe im Team einfach und flexibel zu verwalten. Denn sie bietet umfangreiche und praktische Funktionen:

• Anrufe weiterleiten und passende Gesprächspartner:innen verbinden
• Mehrere Anrufe zusammenschalten und eine Telefonkonferenz führen
• Durchwahlen einrichten
• Anrufende in der Leitung halten
• Warteschleifen für Anrufer:innen einrichten

Neue Technologien wie VoiP eröffnen allerdings neue Möglichkeiten und noch smartere Lösungen für Unternehmen. Doch sehen wir uns als Erstes an, welche Arten von Telefonanlagen es überhaupt gibt und warum VoiP in Zukunft immer wichtiger sein wird.

Arten von Telefonanlagen: VoIP ist die Telefonie der Zukunft

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Telefonanlagen. Gegen Ende der 90er Jahre haben sich nach und nach ISDN-Telefonanlagen durchgesetzt und somit die analoge Telefonie abgelöst. Mittlerweile musste aber auch die ISDN-Telefonie dem digitalen Fortschritt weichen: Cloud-Telefonanlagen beziehungsweise VoIP-Apps haben faktisch die älteren ISDN-Telefonanlagen abgelöst.

Die alten ISDN-Telefonanlagen

ISDN steht für Integrated Services Digital Network. Die ISDN-Technik wird es jedoch schon bald nicht mehr geben: Inzwischen ist diese Technik überholt und wurde bereits weitgehend abgeschaltet. Damals hat die ISDN Technologie allerdings dafür gesorgt, dass Telefonieren und Surfen gleichzeitig möglich waren. Vielleicht erinnerst du dich noch an die Zeit, in der das Internetmodem bei der Einwahl ins Netz lustige Geräusche von sich gegeben hat und du beim Surfen die Telefonleitung blockiert hast. Per ISDN-Anschlüssen war es dann möglich, zwei Kanäle parallel nutzen (z.B. Telefon & Fax/Internet), was damals ein großer Fortschritt war.

ISDN-Telefonanlagen bieten durchaus viele verschiedene Funktionen, für die Unternehmen nun eine Alternative finden müssen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Rufnummernunterdrückung
• Einrichtung mehrerer Rufnummern
• Konferenzschaltungen oder Rufumleitungen

Nicht jede Funktion war automatisch bei den ISDN-Anbietern enthalten, manche mussten extra hinzugebucht werden. Um einen ISDN-Anschluss zu nutzen, war allerdings eine komplizierte Verkabelung nötig und es gab hohe Anschaffungskosten für die Hardware.

Spätestens im Jahr 2022 sollen auch die letzten Anschlüsse abgeschafft werden. Schon seit einigen Jahren verkaufen Telefon-Anbieter den meisten Neukund:innen auch schon gar keine ISDN-Anschlüsse mehr. Zum einen ist die Technik nicht (mehr) ausreichend und zum anderen setzen bereits jetzt die meisten Provider auf VoIP. Diese neue Technologie stellt besonders für Unternehmen eine moderne und flexiblere Lösung dar.

Die VoIP Technologie: Cloud-Telefonanlagen

Mit VoIP-Telefonie telefonierst du über das Internet, indem Sprache als kleine Datenpakete über die Internetverbindung übertragen werden. Damit ist ein gewöhnlicher Telefonanschluss nicht mehr erforderlich. Bei der VoIP-Telefonie unterscheiden wir zwischen On-Demand (Cloud-Telefonie) und On-Premise Lösungen, auf die wir im Artikel „Wie funktioniert VoIP“ genauer eingehen.

Damit du eine VoIP-Telefonanlage in deinem Büro nutzen kannst, brauchst du:

• eine leistungsfähige und stabile Internetverbindung
• einen passenden VoIP-Anbieter
• eine geeignete Hardware
• ggf. VoIP-Telefone

Wenn du Voice over IP Technologie nutzt, kannst du grundsätzlich über verschiedene Geräte telefonieren. Wir zeigen dir, welche Optionen es gibt:

1. Softphones
   Eine Möglichkeit sind sogenannte Softphones. Diese sind im Prinzip eine Software, die VoIP-Telefonie über den Computer realisiert. Das Programm stellt die Telefonfunktionen über ein internetfähiges Endgerät bereit, ohne dass du eine zusätzliche Hardware brauchst.
2. IP-Telefon und analoges Telefon
   Es gibt spezielle Voice over IP Hardwares wie beispielsweise IP-Telefone. Dieses verbinden sich mit dem Internet und können so Gespräche herstellen. Mit Kabel oder ohne: Die Nutzung ist in etwa wie bei normalen Telefonen. Aber auch analoge Telefone lassen sich mit einem entsprechenden Adapter ausrüsten und können so in die VoIP-Ära überführt werden.
3. VoIP mit dem Smartphone
   Du kannst deine Festnetznummer oder deine Büronummer auch auf deinem Handy benutzen. Dazu lädst du eine entsprechende App auf dein Smartphone, trägst dort die Zugangsdaten deines VoIP-Anbieter ein und kannst zum Festnetz-Tarif telefonieren.

Smarter Telefonieren mit VoIP-Apps

Insbesondere im privaten Bereich haben sich bereits Apps durchgesetzt, die das Telefonieren über Internet ermöglichen. Du hast bestimmt auch schon mal Freunde oder Familie im Ausland über WhatsApp angerufen oder per Skype mit deinen Kolleg:innen kommuniziert. Das geht aber nur, wenn die Gesprächsteilnehmer:innen beide die gleiche App nutzen. Für Unternehmen bieten diese Lösungen daher keine Alternative zum Telefonieren über normale Rufnummern.

Mit satellite kannst du deine Business Telefonie effizient und professionell gestalten: Ohne zweites Handy oder extra SIM-Karte und mit einer echten Rufnummer. Über die satellite App bist du und dein ganzes Team unter einer Zweitnummer auf dem eigenen Smartphone erreichbar.

• Steuere, wann und wo du erreichbar sein willst
• Trenne ganz einfach Privat- und Berufsleben
• Verzichte auf hohe Anschaffungskosten
• du hast die Wahl zwischen Festnetznummer oder Mobilfunknummer

Gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen bietet satellite zahlreiche Vorteile. Die Einrichtung ist super einfach und günstig: Keine komplizierten Verkabelungen, keine Adapter oder Extra-Hardwares. Mit satellite bist du weder von großen Netzbetreibern noch von externen Einflüssen wie der Stromversorgung abhängig. Du nutzt dein Handy einfach privat und geschäftlich und steuerst deine Erreichbarkeit easy über die App.

Übrigens: Die satellite App verbraucht im Gegensatz zu anderen VoIP-Apps keine zusätzliche Akku-Leistung, wenn du nicht telefonierst.

satellite: Die clevere Alternative zur Telefonanlage

Die App ist eine flexible, kostengünstige und smarte Alternative zur Telefonanlage.

So funktioniert’s: Du legst dir in satellite einen Team Account an. Wir stellen dir über unsere App eine zweite Telefonnummer zur Verfügung, die du auf deinem Smartphone nutzt. Deine Teammitglieder laden sich die App herunter und erhalten alle dieselbe Nummer, über die sie erreichbar sind. Geht ein geschäftlicher Anruf ein, ist das für alle direkt ersichtlich. Wenn also deine Kund:innen anrufen, kann jeder aus dem Team den Anruf entgegennehmen, egal wo er oder sie gerade ist. Denn mit satellite bist du ortsunabhängig erreichbar und kannst auch im Ausland gebührenfrei telefonieren.

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Telefonanlagen und ihre Alternativen im Überblick

Wenn du deine Büro Telefonanlage einrichten möchtest, solltest du ein paar Dinge beachten. Jede Option bietet unterschiedliche Vorteile, aber natürlich auch Nachteile, die du vor größeren Investitionen kennen solltest.

Telefonanlage für dein kleines Büro? satellite als flexible Lösung nutzen

Bisher mussten Unternehmen und Teams in der Regel auf teure und komplexe Anlagen zurückgreifen, um die telefonische Erreichbarkeit zu sichern. Mit neuen Technologien wie VoIP können Telefonanlagen zwar ortsunabhängig und auf verschiedenen Endgeräten genutzt werden. Allerdings sind sie vor allem für kleinere Firmen oft überdimensioniert und passen nicht zur digitalen Arbeitsweise. satellite vereint flexibel die Vorteile einer App mit der Leistung einer Telefonanlage. Damit ist es die perfekte Lösung für moderne Firmen, die einfach telefonieren wollen.

Du möchtest mehr darüber erfahren? Hier findest du alles rund um satellite für Unternehmen.

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